ইমেইলে সিভি বা রিজুমে পাঠানোর কিছু মৌলিক আদবকেতা মেনে চলা দরকার। দেশে কাজকর্ম নাই এমন কথা বেশ শোনা যায়। প্রকৃতপক্ষে দেশে অনেক চাকরি আছে। অভাব আছে স্কিল বা দক্ষতার। তবে দেশের কলেজ বিশ্ববিদ্যালয়গলো থেকে প্রতিবছর যে পরিমাণ শিক্ষার্থী বের হয়, তাতে এতো সংখ্যক চাকরীপ্রার্থীর কর্মসংস্থান করা বেশ দুরূহ।
তথ্য প্রযুক্তির এ যুগে এখন আর হাতে হাতে সিভি বা রিজুমের হার্ডকপি জমা দেয়ার চলন নাই বললেই চলে। সিভি বা রিজুমে জমা দিতে হয় ইমেইলে। প্রশ্ন হচ্ছে ইমেইলে একটা সিভি বা রিজুমে কিভাবে পাঠাবেন? ইমেইলের সাবজেক্ট কিংবা বডিতে কী লিখবেন? আসুন ছোট কিন্তু অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ কিছু টিপস জেনে নেই কিভাবে ইমেইলে চাকরীদাতা প্রতিষ্ঠান বা ব্যক্তির কাছে সিভি পাঠাবেন-
১। সিভি গুগল ড্রাইভে রেখে ড্রাইভ থেকে মেইলে শেয়ার করার সময় অবশ্যই ড্রাইভের পারমিশন দেয়া আছে কিনা দুবার চেক করুন। ড্রাইভ থেকে সিভি শেয়ার দিয়ে এর পারমিশন না দেয়া থাকলে চাকরীদাতার অত সময় নাই যে আপনাকে পুনরায় পারমিশন রিক্যুয়েস্ট পাঠানোর।
২। ইমেইল বডি কিংবা কভার লেটারে নির্দিষ্ট কোন ডেজিগনেশন উল্লেখ না করায় উত্তম। কারণ আপনি জানেননা যে, সে চাকরীর রিক্রুটারের নেতৃত্বে কে আছেন বা তাঁর পজিশন কী। সুতরাং এখানে “Dear HR Manager” বা এইরকম নির্দিষ্ট পজিশন উল্লেখ না করে “Dear Concern” বা “Hiring Authority” এই ধরনের সম্বোধন করুন।
৩। সিভি কোনভাবেই ওয়ার্ড ফাইলে পাঠাতে যাবেন না। এতে ওয়ার্ডের ভার্সনগত সমস্যার কারণে আপনার সিভির স্ট্রাকচার ভেঙ্গে যেতে পারে। বরং সিভি ওয়ার্ড ফাইলে তৈরি করে তা পিডিএফ করে নিন। বর্তমান অফিস ভার্ষনগুলোতে ওয়ার্ড ফাইলে থেকে পিডিএফে রূপান্তর করার ব্যবস্থা আছে। আপনার কম্পিউটারে থাকা মাইক্রোসফট অফিস ভার্সনে এরকম না করা গেলে অনলাইনে অনেক কনভার্টার টুল পাওয়া যায়। সেখান থেকে ওয়ার্ড টু পিডিএফ করে নিন।
৪। সিভি বা রিজুমে অবশ্যই নিজের নামে সেভ করতে ভুলবেন না। অন্য কোন নামে সেভ করলে চাকরিদাতা প্রতিষ্ঠান আপনার ব্যাপারে ভালো ধারণা নাও নিতে পারে।
আরো পড়ুনঃ
৫। সিভি বা রিজুমে অবশ্যই নিজের ইমেইল আইডি থেকে পাঠানোর চেষ্ঠা করুন। আবার খেয়াল রাখবেন যে, আপনার ইমেইল আইডিটাও আপনার নাম রিপ্রেজেন্ট করে কিনা। ইমেইল ক্রিয়েট করার সময় নিজের নাম দিয়ে পাশাপাশি ২-৪ টা গাণিতিক শব্দ ব্যবহার করতে পারেন। তবে জটিল কোন শব্দ শব্দ চয়ন করবেন না। সুতরাং নিজের ইমেইলটাও যেন রিডেবল হয়।
৮। সাবজেক্ট, ইমেইল বডি কিংবা সিভির বানান ঠিক আছে কিনা চেক করে দেখুন।
৯। ইমেইলে অবশ্যই প্রাসঙ্গিক সাবজেক্ট লিখতে ভুল করবেন না। কোন পদে চাকরির জন্য আবেদন করছেন তা উল্লেখ করুন।
১০। মেইল রেডি হয়ে গেলে হুট করে না পাঠিয়ে তা আবার চেক করুন। সিভি বা রিজুমে এটাচ করেছেন কিনা চেক করুন। যার ইমেইলে পাঠাচ্ছেন তাঁর ইমেইল আইডি কয়েকবার চেক করে To অংশে লিখুন। ইমেইল পাঠানো হয়ে গেলে তা ইমেইল এর সেন্ট আইটেমে আছে কিনা দেখে নিন। সেন্ট আইটেমে গেলে বুঝবেন মেইল সেন্ড হয়েছে। সেখানে না পেলে Outbox কিংবা Draft এ চেক করুন। এই দুই অংশে (Outbox, Draft) থাকা মানে আপনার মেইল যায়নি।
